Редакция    • Реклама RSS
Искать

  Главный       

 
 

Рождение выставки

Рождение выставки
24.04.2013
Фото:
Обратная сторона праздника
      Многоголосье выставочной площадки, вереница стендов, павильонов,интересные и не очень экспозиции,разноплановая деловая часть, включающая семинары, «пленарки», круглые столы и любимые большинством журналистов презентации. Все красиво, шумно, интересно, празднично. Но это верхняя часть айсберга. Как выяснилось, мы мало что знаем о том, как готовятся выставки. И почти ничего о тех, кто их делает.

   – Многие из моих друзей считают,что у меня работа – сплошной праздник. Знали бы они, что за этим стоит, – призналась заместитель генерального директора АРВД по выставочной деятельности Елена Боженкова. – Каждая выставка – это огромный объем организационной, хлопотной, часто нервной работы.Десятки переговоров, встреч, сотни звонков. Столько всяких вопросов надо решить, чтобы выставка прошла нормально. Бывает,работать приходится без выходных и проходных, с работы порой уходим в девять-десять вечера. Нелегко, но все еще интересно. Хотя, если честно, организация выставок для нас – это уже конвейер. Есть удовлетворение, что ты выполнил задание, сделал выставку, а дальше надо готовиться к следующей.

  – Нас часто поздравляют: «С празд
ником вас!», а ты пытаешься вспом
нить, какой сегодня праздник. А потом 
осеняет – выставка ведь открылась, –
продолжила заместитель генерального
директора АРВД по конгресс
ной деятельности Ольга 
Федорова. – На самом 
деле выставка – это 
д е й с т в и т е л ь н о 
праздник. Пред
ставьте, ты при
глашаешь большое 
количество людей 
домой на семейное 
торжество. Масса 
хлопот, чтобы как 
следует все подгото
вить. Гости пришли, 
поздравляют, а у тебя уже 
сил не осталось. Зато все про
шло на уровне, гости довольны, 
и ты рада. Сложные, мас
штабные проекты и за
поминаются надолго.
Мне, например, при
ятно вспоминать, к
ак мы провели 
Российско-Герман
ский сырьевой фо
рум в Омске, ВТТВ 
в 2011 году, ряд 
других выставок.

     
Любопытный ню
анс. Специалисты АРВД, к 
которым я приставал с вопросом о качествах, необходимых для успешной работы в выставочной сфере,не сговариваясь, на первое место поставили ответственность. По образному выражению Ольги Федоровой, никто из тех, кто делает выставки, не может даже заболеть, пока не пройдет мероприятие. 
Максимум усилий, концентрации, организованности. А креатив? Без него нельзя в этой работе. Что новое придумать, как оформить, подать выставку, как разместить экспозицию, какие темы вынести на обсуждение в деловой про-
грамме, кого п р и г л а с и т ь модераторами секций? Это лишь малая толика творческой части подготовки выставки, где работать приходится в первую очередь головой. Не случайно один из секретов успеха выставочной деятельности можно сформулировать так: чтобы было что посмотреть и что обсудить. Вопрос – как это сделать.Именно здесь поле для творчества, подкрепленного профессиональным знанием предмета.

Рынок как лакмусовая бумажка
    Хотя все-таки больше времени и сил уходит на решение организационных вопросов – от рассылки приглашений с условиями участия, контактов с потенциальными участниками до формирования базы выставки, схемы размещения экспозиций. Плюс масса других, порой самых неожиданных нюансов,не прописанных в учебниках по выставочному менеджменту. Кстати, индивидуальная работа с каждым из тех, кто заявился, продолжается вплоть до закрытия выставки, а иногда и после этого. При этом стоит отметить, что каждый из специалистов АРВД ведет одновременно по 2-3 проекта.

   – Подготовка любой выставки начинается с разработки ее концепции. Именно концепция того или иного выставочного мероприятия, оптимальный подбор партнеров, помогающих в его  организации, и, конечно, тщательная подготовительная работа определяют успех выставки, – убеждена директор выставки АРВД Ольга Качанова.И всегда нужно помнить, что человек приходит на ту или иную выставку, чтобы увидеть что-то новое. Экспозиция должна быть не только интересна сама по себе, также важно, чтобы она имела еще и прикладной характер, несла практическую пользу.
Аналогичные требования и к тематике 
деловой части форума. Рассматривае
мые вопросы должны быть интересны 
широкому кругу людей.

Хотя, разумеется, у каждой выставки своя специфика, не учитывать которую нельзя. Но все же есть и общие моменты на этапе подготовки. Один из них – мониторинг рынка. «Нужно выяснить, насколько омский рынок интересен иногородним участникам выставки, на кого рассчитана их продукция – на конечного потребителя либо на представителей бизнеса, – пояснила Ольга Федорова. – Определить, что может заинтересовать омских посетителей выставки. Стараемся предварительно узнать, что нового,какую продукцию или технологии может предложить та или иная компания». Рынок, как лакмусовая бумажка,определяет и направления выставочной деятельности. Спрос, как известно,рождает предложение.

    – Не зря выставки иногда называют зеркалом экономики. Если отрасль на подъеме, то и выставка получается интересная, актуальная, разноплановая,– говорит Елена Боженкова. – Со своей
стороны, и мы стараемся внести что-то новое, не боимся экспериментов. Например, в строительную выставку, которая проходит у нас несколько лет,мы добавляем новые разделы, которые со временем могут вылиться в новую выставку. Как в экономике, так и в выставочной деятельности случаются подъемы, кризисы. Нередко выставки трансформируются в новые проекты. На месте стоять нельзя, приходится постоянно придумывать что-то самим, перенимать лучший опыт коллег, двигаться вперед.
     Любопытно, что учеба организуется и для участников выставки. Для них проводятся так называемые школы экспонентов. Выгодно подать себя, привлечь внимание посетителей, показать свой товар во всей красе – тоже наука. Полученные знания помогают получить от участия в выставочных мероприятиях по возможности максимальную пользу.

Форс-мажоры –дело привычное
     АРВД как технический оператор участвует в организации региональных экспозиций и на выездных выставочных форумах. По словам Елены Боженковой, здесь самое сложное – сформировать идеологию выставочной миссии региона, определить, что мы хотим показать, какую продукцию, технологии продвинуть. Дальше – привычная для специалистов Агентства работа по формированию, дизайнерскому оформлению экспозиции. Хотя случаются, причем нередко, и форс-мажорные обстоятельства. Например, при транспортировке экспонатов на выставку во Франции макет разбился,
пришлось на месте его восстанавливать собственными силами. Один раз выставочный груз завис на таможне.
     Но еще одной отличительной чертой выставочников можно назвать умение находить выход из таких сложных, непредсказуемых ситуаций. Помогает опыт работы в выставочном бизнесе.
Например, за плечами Елены Боженковой более ста удачных выставочных проектов, свою первую выставку она провела в 1994 году. У Ольги Федоровой примерно такой же список. Естественно, наработан широкий круг партнерских отношений с коллегами из других регионов и стран, что позволяет оптимально решать вопросы по трансферам, проживанию, размещению экспозиций
при организации выездных выставок. Кстати, эти связи оказались полезными при и запуске нового проекта АРВД по деловому туризму.

В натуральную величину
    От идеи до внедрения путь, как правило, долгий. У выставочников он предельно сжат. Воплотить планы дирекции выставок в саму выставку в натуральную величину монтажники АРВД
в экстремальной ситуации смогут и за сутки. Хотя в оптимальном варианте все же надо несколько дней для этой работы. Как пояснил технический директор АРВД Алексей Ипатов, случаются откло-
нения от первоначального плана размещения экспозиций. Нередко у участников выставки возникают встречные предложения по расположению их стендов: «У вас на схеме нарисовано вот так, а
мне хотелось бы немного иначе».

    – Приходится подстраиваться под участников выставки, работать с каждым индивидуально, чтобы они остались довольны выставкой, – рассказал Алексей Ипатов. – Да, собственно, и каждая выставка сама по себе индивидуальна, требует специальной подготовки. В этом плане можно выделить ВТТВ – выставку чрезвычайно сложную в техническом исполнении, но очень интересную. В 2011 году впервые предприятия Омской области были представлены на коллективной экспозиции. Дизайнеры придумали оригинальный стенд, а нам пришлось воплощать в жизнь их задумку. Мы спра-
вились с задачей.
      Дизайнерские навыки необходимы в работе и самому Алексею Ипатову. При подготовке выставки мелочей не бывает. Важен даже цвет ковролина под выставочным стендом той или иной компании. Пожелания заказчика, если они соответствуют возможностям выставочного центра, как правило, выполняются. Более того, по словам Алексея, для его подразделения нет невозможных задач, они всегда добиваются результата. Иногда в последнюю ночь приходилось переделывать практически выстроенную выставку, в которой что-то не устроило. Но к утру все сверкает, выставка всем нравится.
Александр Коршунов
Архив « 2016 » « Сентябрь » 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
© Омское региональное информационное агентство (РИА) «NB Особое внимание». 2010. Информация
Адрес: 644074, г.Омск, ул. 70 лет Октября, 25, корп. 2, тел.: +7 (381-2) 40-80-17
При использовании информационных материалов ссылка на «NB Особое внимание» обязательна.